#152 Die richtige virtuelle Assistenz für dein Business finden als UnternehmerIn mit Kristin Holm

Kristin Holm, Expertin für professionelle VA’s (virtuelle Assistenz) , spricht in dieser Episode darüber, wie du die/den für dich passenden VA findest, die/der dich und dein Business mit den richtigen Werten unterstützt und weshalb es kein „zu früh“ gibt, um Aufgaben als UnternehmerIn abzugeben. Freue dich auf augenöffnende Erkenntnisse.

Wir sprechen unter anderem darüber:

  • Wie du als UnternehmerIn dein Team auf- und ausbauen kannst
  • Was genau eine Virtuelle Assistenz ist und wie sie dich in deinem Business unterstützen kann
  • Der Unterschied zwischen Freelancern und Virtuellen Assistenten
  • Welchen Mehrwert und welche Vorteile ein/e VA in dein Unternehmen bringen kann
  • Was deine Verantwortlichkeiten sind, wenn du eine/n VA in dein Business onboarden möchtest
  • Wie du den/die richtige Virtuelle Assistenz für deinen Teamaufbau findest
  • Mit welchen Kosten zu kalkulieren ist, wenn du mit einer/einem VA zusammenarbeitest

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Folge #151 mit Kristin – Ein Business als VA auf- und ausbauen

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Blogbeitrag

Kristin Holm begleitet Virtual Assistants (VA’s) dabei, ein ortsunabhängiges und zeitlich flexibles Business aufzubauen. Sie selbst startete Anfang 2018 mit der Beratung und Betreuung von VA Kunden im Online-Marketing und Social-Media Bereich.

Ihre Mission ist es, UnternehmerInnen und VA’s zusammenzubringen, um so einen Gewinn für beide Seiten zu schaffen. Aus diesem Grund vermittelt sie nebenbei VA’s an UnternehmerInnen und gibt ihr Wissen an diese weiter.

Was ist eine virtuelle Assistenz und wobei kann sie UnternehmerInnen unterstützen?

Eine virtuelle Assistenz, auch kurz VA, ist ein Experte/in in einem spezifischen Gebiet und entlastet dadurch UnternehmerInnen langfristig in alltäglichen Business Aufgaben. Ein/e VA arbeitet Orts- und Zeitflexibel und ist durch das Unternehmen nicht weisungsgebunden. Das ist ein wichtiger Punkt, den du als Unternehmer im Hinterkopf behalten solltest: Ein/e VA ist kein Angestellter, sondern ein/e Experte/in, die/der ins Unternehmen kommt und gemeinsam mit dir als UnternehmerIn arbeitet.

Ein/e VA kann in den verschiedensten Bereichen unterstützend aktiv werden. Die einzige Voraussetzung ist, dass diese Bereiche digital abbildbar sind und die/der VA für die Tätigkeit nicht vor Ort im Unternehmen sein muss. Dies sind vor allem Aufgaben, die langfristiger Natur sind: Buchhaltung, Social-Media-Marketing, Online-Kurserstellung, Podcast Management u. v. m.

Wie findest du die passende virtuelle Assistenz für dein Unternehmen?

Um herauszufinden, wen du suchst, musst du als Erstes verstehen, was du brauchst. Du solltest dir deshalb zunächst überlegen, welche Aufgaben in deinem Unternehmen anfallen. Danach gehst du einen Schritt weiter und überlegst, welche Arbeit du abgeben möchtest und kannst. Gerade wiederkehrende Aufgaben, die dir nicht liegen oder dir keinen Spaß bereiten, kannst du auslagern.

Außerdem ist es wichtig dir über deine Mission, Vision und deine Werte im Klaren zu sein. Denn bei einer langfristigen Zusammenarbeit zählen nicht nur die Hard Skills, die eine Person mitbringt – es muss auch menschlich zusammenpassen.

Es gibt oft Tätigkeiten, die du als UnternehmerIn vielleicht noch nicht abgeben möchtest. Hierbei solltest du dir aber überlegen, ob es nicht sinnvoller ist, diese von einem/einer Experten/in übernehmen zu lassen. Denn das sind oftmals die Dinge, die dir nicht nur Erleichterung, sondern auch effizientere Prozesse ermöglichen.

Welche virtuelle Assistenz ist die richtige für dich?

Für Kristin sind hier vor allem 3 Hauptaspekte für dich als UnternehmerIn zu beachten:

  1. Hard Skills: Welche Dienstleistung bietet die virtuelle Assistenz an und was kannst du von ihr/ihm erwarten? Welche Tool- und Technikkenntnisse sollte sie mitbringen?
  2. Soft Skills: Wen brauchst du in deinem Unternehmen, wo kann eine VA dich ergänzen? Welche sozialen Kompetenzen sollte sie mitbringen?
  3. Werte: Welche Werte vertrittst du in deinem Unternehmen? Was ist deine Mission, Vision und deine Ziele? Passt die VA dazu?

Dabei ist jeder von den drei Punkten gleichwertig wichtig. Hard Skills können zum Beispiel immer erlernt und weiter ausgebaut werden – sofern von beiden Seiten erwünscht.

Wenn beispielsweise ein Hard Skill fehlt oder mit der Zeit gefragt ist, kannst du mit deiner VA absprechen, ob sie diesen erlernen möchte – bevor du dir noch jemanden zusätzlich holst. Hier sieht Kristin die Kommunikation als entscheidendsten Faktor.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sollten in jedem Fall die Soft Skills und die Werte weitestgehend übereinstimmen. Denn gerade bei langfristigen Zusammenarbeiten sollte es menschlich passen.

Sei deshalb offen und lasse die/den VA auch in dein Unternehmen blicken und zeige ihm/ihr, wer du bist und wie du dir eine Zusammenarbeit vorstellst.

Welchen Invest solltest du für eine virtuelle Assistenz einkalkulieren?

Mache dir zunächst den Wert klar, den eine VA für dich ins Unternehmen bringt: Welche Aufgaben möchtest und kannst du abgeben und wo kann sie auch Verantwortung übernehmen?

Weiter solltest du dir Gedanken darüber machen, welche Prozesse direkt an deinen Umsatz gekoppelt sind. Hierzu zählt beispielsweise, das Führen von Sales-Calls oder das Schalten von Werbeanzeigen. Wenn dein/e VA dich in diesem Bereich unterstützen soll und somit direkt für deinen Umsatz verantwortlich ist, solltest du sie/ihn dementsprechend vergüten.

Außerdem bestimmt sich der Wert einer Tätigkeit auch an ihrem Umfang und wie essenziell sie für das Unternehmen ist. Kristin schlägt hier drei Arten der Bezahlung vor:

  1. Vergütung nach Stunden über ein Stundenhonorar
  2. Vergütung nach Paketpreisen (Für Ergebnis X zahle ich Y)
  3. Vergütung nach einem Stunden-Paket (Die/der VA arbeitet X Stunden imMonat und bekommt dafür einen festen Betrag)

Die Vergütung für deine VA sollte zwischen 35 € und 65 € liegen.

Behalte jedoch im Hinterkopf, dass der Stundensatz oft sehr unaussagekräftig ist. So kann es sein, dass jemand der 35 € die Stunde verlangt, vier Stunden für die Aufgabe benötigt,während jemand, der 65 € die Stunde nimmt, nur 2 Stunden benötigt.

Es hilft hier stets abzuwägen und zu überlegen, ob die/der VA zu deinem Unternehmen passt. Wenn sie/er schneller und trotzdem sauber arbeitet, du dadurch weniger Feedbackschleifen hast und bessere Ergebnisse in deinem Unternehmen verzeichnet – lohnt es sich oft dafür auch mehr zu zahlen.

Bei Tätigkeiten, die für dich einen hohen Wert haben oder die sich nur schwer nach Stunden abrechnen lassen, empfiehlt Kristin Paketpreise auszuhandeln. Dadurch weißt du ganz genau, welcher Invest auf dich zukommt und welches Ergebnis du dafür erwarten kannst.

Wie läuft die VA Vermittlung bei Kristin ab?

Vor anderthalb Jahren hat Kristin angefangen VA’s manuell zu vermitteln und ist im Moment dabei, eine Plattform zu bauen, die UnternehmerInnen und VA’s zusammenbringt.

Damit sie den richtigen Virtual Assistant für dein Unternehmen finden kann, füllst du zunächst ein Formular aus. In diesem beantwortest du beispielsweise Fragen, was dein Unternehmen braucht oder was die Person mitbringen soll.

Danach werden 1-2 passende Kandidaten aus der Datenbank herausgesucht und deinem Unternehmen als Vorschlag gesendet. Der Vorteil ist, dass dadurch keine Flut an Bewerbungen entsteht. Sollten die Vorschläge nicht passen, werden weitere Kandidaten für dein Unternehmen herausgesucht.

Wenn ein passende/r Kandidat/in für dich gefunden wurde, könnt ihr beide herausfinden, ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten passt. Eine Vermittlungspauschale wird erst genommen, wenn die Zusammenarbeit final infrage kommt. Die Pauschale ist einmalig und richtet sich nicht nach dem Stundensatz oder der Stundenanzahl.

Was sind typische Stolpersteine zwischen UnternehmerInnen und VA’S?

Kristin nennt als größten Stolperstein die mangelnde Kommunikation zwischen UnternehmerIn und VA. Nur wenn beide Seiten offen kommunizieren, kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit zustande kommen.

Als zweiten Punkt sieht Kristin die fehlende Leidenschaft. Oftmals, wenn man lange zusammenarbeitet, ändern sich die Interessen oder man entwickelt sich weiter. So kann es vorkommen, dass eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr passt. Das ist normal und auch nicht schlimm, denn jeder sollte die Möglichkeit haben, die eigene Leidenschaft auszuleben.

Manchmal kann dies sogar sehr nützlich sein. Wenn die VA zum Beispiel eine neue Tätigkeit erlernen möchte und diese dir nützlich für das Unternehmen ist, könnt ihr gemeinsam schauen, wie ihr das zusammen umsetzen könnt.

Kristin’s Tipp an dich

Loslegen und sich trauen, jemanden ins Team zu holen! Es ist nie zu früh, sich jemand ins Team zu holen – wenn du genau weiß, was du abgeben kannst. Danach geht es los, dein Business zu skalieren und weiter aufzubauen.

Deine Entwicklung als Unternehmerin

in „Mama goes and grows business“.

Eine virtuelle Assistenz – erst stundenweise, dann dauerhaft – ist für viele meiner Kund:innen der erste Schritt in Sachen Teamaufbau und ein wichtiger Schritt in der Entwicklung als Unternehmerin. Wie du dein Business und dein Geschäftsmodell ganzheitlich und skalierbar aufbaust und gestaltest und auf nachhaltigen Erfolg ohne „selbst und ständig“ ausrichtest (mit oder ohne oder mit kleinerem oder größerem Team), das lernst du in „Mama goes and grows business“. Komm jetzt hier auf die VIP-Interessentenliste, erhalte für 0 EUR eine e-mail-Serie zum erfolgreichen Online-Business und bekomme besondere Boni zum Programmstart (und Kristin wird dort und im Club am 1.7. zu Gast sein): komm auf die unverbindliche Interessentenliste

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